Великія описи: итоги первого марафона по набору описей
Вчера произошло весьма важное, на мой взгляд, событие. Состоялся первый в России марафон по набору архивных описей. Его на нашей платформе провел волонтерский центр «АрхивНО»: за 9 часов 54 человека набрали 3781 заголовок. Суммарно участники подарили описям 99 часов своего времени.
Стоит отметить, что набор не ограничивался девятью часами, и за сутки нижегородцы набрали 4622 заголовка, потратив 122 человеко-часа.
А суммарно по всем архивам за этот день мы приросли на 5500 описаний архивных дел, набранных 75 людьми (145 человеко-часов).
Из этих потрясающих результатов, которых мы достигли вчера, да и вообще с момента запуска системы, я сделал несколько выводов.
Вывод 1. Архивное волонтерство работает!
Первый из них - объединение «народных» усилий для обработки архивных документов великолепно работает.
Руководство многих архивов до сих пор относится к идеям волонтерства категорически плохо (мол, вы там такого наберете, что, нам потом проще с нуля вводить, чем исправлять). При том, что собственными силами они с такими задачами справляются очень медленно.
Думаю, что наш опыт наглядно показывает, что привлечение волонтеров – это эффективный способ ускорить цифровизацию архивов, а как следствие – увеличить прибыльность архивов (сократить время, требуемое на исполнение запросов по выявлению документов, увеличить поток заказов на оцифровку и исследование дел с известными шифрами: мой опыт организации волонтерства показал, что поток заказов к делам из обработанных описей резко возрастает).
Конечно, никуда не исчезает проблема качества набора – многие волонтеры не имеют достаточного опыта, чтобы правильно прочесть все слова в заголовке (в этом негативно настроенные архивисты отчасти правы). Но как показывает жизнь, даже самые опытные специалисты (с 20-летним и более стажем) допускают неточности при первичном наборе, и работа корректоров нужна в любом случае – хоть работал профессиональный архивист, хоть любитель.
У нас в системе работают корректоры (из числа более опытных исследователей), в том числе, 5 человек именно из АрхивНО, и мы не предлагаем архивам описи, которые не проверили корректоры.
Кстати, говоря об архивном волонтерстве, важно упомянуть, что АрхивНО занимаются и оцифровкой описей. Почти все, что ими набирается – ими же и отснято (на купленный на собранные путем краудфандинга деньги сканер Czur, а также на мобильные телефоны). Всего ими снято 31013 страниц из 448 описей.
Вывод 2. Важна официальная поддержка архивами движения по своему региону
Опыт показал, что по архивам, которые точно намерены использовать набранные описи у себя, удается найти в разы больше энтузиастов, готовых потратить частичку своей жизни на набор заголовков.
Мотивация «помощи архивам», которую они принимают, велика, и чем больше архивов поддержит подобные проекты, тем больший размах они приобретут.
Вывод 3. А сложность и дороговизна информатизации архивов – миф
Прототип «Великих описей» был написан за 7 дней одним разработчиком, с 1 по 7 января 2023 года. И уже 8 января «АрхивНО» начали работу в системе. Последующее развитие проходило и продолжает проходить в режиме «1 день в неделю», т.е. суммарно на разработку системы в текущем состоянии ушло примерно 15 рабочих дней.
Чтобы доработать функционал системы до типовой АИС, которую использует архив (модули записи в ЧЗ, заказа дел в ЧЗ, загрузки отсканированных документов в систему, прикручивание платного доступа для просмотра отсканированных документов) – потребуется не более 21 рабочего дня, если двигаться в том же темпе.
При этом уверяю вас (как айтишник), что тормоза, громоздкость и отсутствие удобства для быстрой работы в половине существующих в России АИС – это не особенность сложной информационной системы, а кривой код и отсутствие навыков настройки оборудования.
И главная мысль, которая следует из всего вышеописанного – разработка и внедрение АИС в архив, где ее нет, или есть глючная старая система – это простая задача, которая может быть реализована за пару месяцев при условии разработки с нуля (без учета времени на ввод заголовков, конечно).
Создание единого электронного читального зала – это задача, которая никак не отличается от задачи по созданию обычной локальной АИС, ни по срокам, ни по бюджету.
Стоимость создания такого рода системы легко можно просчитать из приведенных мной цифр по рабочим дням, затраченным на написание кода (всё про всё, больше 500 тыс. руб. на разработку с нуля никак не выйдет, а на поддержку функционирования – вряд ли более 10 тыс. руб. в месяц, и то, в месяцы, когда техническая поддержка вообще потребовалась; причем понятно, что разрабатывать заново на каждый архив систему не нужно, т.е. условно можно говорить о единой централизованной всероссийской системе, разработка которой с нуля стоила бы не более 500 тыс. руб., и которая бы работала в 100% архивов).
Резюме
Буду рад, если наш опыт склонит руководство какого-нибудь архива к сотрудничеству с волонтерами. И буду не менее рад, если прочитав этот текст кто-нибудь из исследователей выступит с инициативой организации волонтерского движения по своему региону – с радостью обеспечим техническую поддержку.
Если какой-нибудь архив захочет попробовать работать с волонтерами в нашей системе – мы с радостью осуществим техническую часть, и архиву это не будет стоить ровным счетом ничего.
Если какой-нибудь архив захочет использовать нашу систему у себя – мы будем рады обсудить и это, это тоже возможно.
Уверен, что за волонтерством и открытостью данных – будущее!
